EXCEL格式工资管理系统，完全免费、开放源代码、实现代发工资、个税计算、个税申报一键处理，实现子女教育等6项附加扣除免维护！

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为了让你快速上手，特别编写了本使用手册：

温馨提示：

EXEL格式工资管理系统表，表格分为工资表和附加表，用“工作表管理”功能进行维护（后面详细叙述）

工资表：表格有保护，用EXEL格式工资管理系统各项功能进行维护，不能随便修改。同时A1单元格的批注为： %%工资表%%开头的字样；工作表名称为“1月份”之类的名称。可以通过“综合查询”功能，查询所有工资表里的数据。

附加表：没有保护，可以随便修改，不会被综合查询功能查询到。

（为避免系统把附加表误判断为工资表，如果是直接复制工资表内容的情况下，请去掉A1单元格的特殊批注）

强烈建议不要去除系统自带的保护！

很多刚接触EXEL格式工资管理系统的网友，首先想到的是问工作表保护密码，便于他去除保护，按自己需要进行修改。

实际上工作表保护密码就明文写在代码里，如果你能看懂代码，就可以直接看到；如果你看不到，说明你的水平还不足以在没有保护的情况下自由修改。

EXEL格式工资管理系统已经有十多年的历史，自带功能已经完全满足您的需要。

配套功能，使用EXCEL必备工具箱的【用邮件分发工资条】功能快送分发工资条邮件：

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一、初次使用：

1、启用宏

必须启用宏，这是让EXCEL格式工资管理系统各项功能发挥作用的关键！

（1）在EXCEL中打开，要点击“启用内容”来启用宏（office2016,2019,2021,365的提示会略有区别，但意思差不多）：

温馨提示：EXCEL2010开始，有些文档在第一次启用宏之后，系统会自动记录，下回再打开该文档，不会再提示，只要各项功能可用即可。

从网络下下载时，Excel下，部分网友可能会出现【已阻止宏运行】的情况：

解决办法非常简单：保持文档处于关闭状态，(1)点【右键】，(2)点【属性】，(3)勾选【解除锁定】，(4)点【确定】即可。如下图：

（2）在WPS中打开要点击“启用宏”：

在WPS中打开，每次都需要点击 “启用宏”。

温馨提示：如果你用的是WPS免费版，会提示没有安装VBA模块，因为WPS免费版没有集成VBA功能，需要自行下载安装VBA7.0或VBA7.1(由于涉及微软版权，所以请自行下载安装，网上到处都是；WPS企业版等付费版本会自带VBA，因为已经向微软付费）

2、设置启用时间：

系统会自动提示当前电脑时间的年份：

系统会始终提示1月：

强烈建议，启用月份保持为默认的1月，及时你实际启用的月份不是1月，因为你以后可以通过导入的方式补充上前面月份的数据，这样就可以用“个税计算结果核对功能”来核对税务系统计算的个税是否正确！

（因为2019年起，工资奖金的个税按年汇算清缴，全年一次性奖执行单独的政策）

动画演示：

2、在功能区出现“工资管理系统”选项卡：

（1）在EXCEL中：

（2）在WPS中：

如果在功能区出现“工资管理系统”，有可能是以下原因：

（1）你的EXCEL是不是已经被时代淘汰的2000或2003，由于这两个版本过于老旧，不再支持，你可以用新版本excel或WPS;

（2）你现在用的是excel2007，而该文档之前被WPS编辑过。

由于EXCEL2007自身BUG较多，如果EXCEL格式工资管理系统被WPS编辑过，再用EXCEL2007打开可能出现这个问题。原因是：WPS编辑过带自定义功能区的文档后，会把文档内部文件夹customUI改为userCustomization，并且修改对应的资源文件.rels。

解决办法：放弃使用EXCEL2007,推荐用2010或者继续用WPS；或者手工修改被WPS篡改的内容。

如果虽然在功能区出现“工资管理系统”，但里面的按钮点击了却没有反应：

（1）可能你没有启用宏，请在打开本文档时，启用宏；

（2）你使用的是免费版的WPS。

WPS免费版没有集成VBA功能，需要自行下载安装VBA7.0或VBA7.1(由于涉及微软版权，所以请自行下载安装，不便于提供下载链接；WPS企业版等付费版本会自带VBA,因为已经向微软付费）

（3）你为这个文档设置了打开密码

EXCEL对所有XLSM格式进行了强制安全性设置，凡是带文档打开密码的XLSM文档，里面的VBA代码会自动被禁用！所以请不要对本系统设置文档打开密码。

（4）VBA代码丢失

有人觉得.xlsm这个扩展名看的不习惯，另存为了.xlsx格式，就会导致文档内所有VBA代码丢失。（如果另存为xls格式，会导致功能区的“工资管理系统”选项卡丢失）

二、老用户升级：

EXCEL格式工资管理系统虽然是免费软件，但一直保持良好的兼容性，即使2007的EXCEL格式工资管理系统1.0版文档，也可以直接升级到最新版本。

（1）先准备好以前的excel格式工资管理系统文档（简称旧文档），处于关闭状态；

（2）下载最新版的EXCEL格式工资管理系统，并打开；

（3）点击“工资管理系统”，“数据升级”按钮就可以完成升级。

提醒：完成升级后，一定要保存并关闭升级后的文档，然后再打开才能完成全部升级工作。

动画演示：

三、初始化

（一）修改单位名称：

通过此功能，把“XX有限责任公司”这个默认名称修改成你自己真正的公司名称。

（二）工资项目

点击“工资项目”按钮，会弹出“工资项目管理”窗口：

提示：工资项目管理只对当前工作表有效，不会影响其他工作表。

可以选择工资项目的类别，比如：应发项目：

或者，扣款项目：

提醒：养老保险、公积金、医疗保险、失业保险、企业年金这5个项目是国家法定个税扣除项，因此被作为系统保留项，只能调整顺序，不能删除。（如果确实不需要，可以隐藏）

（三）导入数据

导入数据共两个子菜单：

点击：“从外部文档导入数据到当前工资表”后，会出现下面的窗口：

窗口上方有三个选项，在选择不同选项时，下面“格式要求”、“生成示例文档”、“开始导入”都会有不同的操作。

在以前的版本中，很多人疑惑为啥导入格式不符合要求，所以现在的版本增加了“生成示例文档”，帮你生成示例格式，你直接往里面填充自己的数据即可。

（1）添加方式导入资格姓名等基础资料：

这个主要用于初始化，格式要求：

可以通过生成的示例文档，作为自己导入基础信息模板，点击“开始导入”，就可以逐一添加员工基础信息。

提示：为了今后避免调整员工先后顺序的麻烦，请在导入前先调整好顺序。

（2）匹配方式导入工号、身份证号、帐号、部门信息，格式要求：

主要用于补充完善那些已经存在的员工，比如有的员工没有账号信息，不能代发工资；有的员工没有身份证信息不能导入个税数据，这时候就可以用这个功能进行补充完善。

（3）匹配方式导入工资项目具体金额

格式要求：

这个功能是用于导入各种金额数据。

“从其他表复制身份证号等基础信息”菜单，点击后，会出现如下窗口：

这个功能初始化阶段用不到，是从当前文档的其他工资表复制工行、身份证号、帐号、部门到当前工资表，按姓名进行匹配。

（四）职工管理

点击“职工管理”，会出现下面的窗口：

上面的“导入数据”功能相当于批量管理员工信息，而这个“职工管理”相当于对个别员工进行微调。

（五）部门管理

点击“部门管理”，会出现下面的窗口：

提示：部门管理不是必须的动作，如果你不需要区分员工属于哪个部门，那么完全不需要录入部门信息。

四、显示或隐藏工资表内容：

系统提供了众多菜单，帮助你实现最佳显示效果。

五、工作表管理

（1）强制全面保护当前工资表

强制保护后，当前工资表只能查询，不能进行任何修改。

通常在当月发完工资后，因为工资已经通过银行发放，个税已经扣留，这时可以对当前工资表进行全面保护。

在打开文档时，系统会自动对当前月份之前月份的工资表全面进行强制保护，以避免对历史数据进行修改。

（2）取消对当前工资表的全面保护

如果需要对已经强制保护的工资表进行修改，可以点击本选项。

说明：工资表在没有强制保护的情况下，依然处于EXCEL自带的工作表保护状态，但可以通过工资管理系统的各个功能对当前工资表进行修改和维护。

（3）增加附加表

增加一些补充表，这些表不会纳入综合查询，没有被工作表保护，可以随意修改。

提醒：为避免系统把附加表误判断为工资表，如果是直接复制工资表内容的情况下，请去掉A1单元格的特殊批注

（4）删除当前附加表

将当前的附加表予以删除。

（5）增加当月工资表（用于工资多次发放的情况）

有的时候，当月工资放完后，又要单独发放奖金；或者又调入一些员工，需要单独发放当月工资，就可以通过本选项，实现一个月发放多次工资（或奖金）。

提示：员工姓名等基本信息，是继承当月第一次工资表。

（6）在当月增加全年一次性奖发放表

2019年-2023年底，国家延续了全年一次性奖政策，每人每年可以享受一次全年一次性税收优惠，是不是作为全年一次性奖发放，还是并入当月奖金发放，需要进行筹划，请参阅：2019年新版全年一次性奖个税筹划指南,发年终奖再也不怕多交个税。

全年一次性奖发放表自带个税计算公式，可以直接结算出个税结果，不需要导入个税数据。

提示：员工姓名等基本信息，是继承当月第一次工资表。

（7）删除当前工资表

工资表、全年一次性奖发放表都可以通过本选项予以删除。

（8）生成下月工资表（若下月是次年1月，将单独生成一个XLSM文档）

根据当月第一次工资表生成下月工资表，除个税数据外，其余全面予以复制。

同时，将住房公积金扣除上限、企业年金扣除上限、是否将企业补充住房公积金也纳入计税范围的选择结果 继承到下月。

如果当前月是12月，会单独生成下一个年度的工资表，文档格式依然是xlsm。

六、代发工资

EXCEL格式工资管理系统的代发工资功能非常强大，支持所有银行包括超级银行在内的所有银行代发工资的导入数据格式。

本功能有两个菜单：

1、导出银行代发工资数据，下面将详细介绍；

2、校验生成的建行代发工资文本，因为建行代发工资格式是文本文档，有的单位对导出结果不放心，希望统计一下代发总金额是否正确，就可以用此功能。

点击“导出银行代发工资数据”菜单后，

如果当前工资表不是全年一次性奖发放表（全年一次性奖发放表会自动计算个税），会弹出下面提示，以防漏扣个税，就直接发放工资：

然后，出现下面的窗口：

（1）标准格式选项卡：

目前支持建行和中行的标准格式，其他行的标准格式，如果需要的，我可以考虑加入到标准格式中。

（2）自定义文本格式：

如果没有在标准格式中也没有太大影响，可以采用自定义的格式：

点“设置”，会让自行设计格式，点“确定”后，格式会保存在文档中，下回直接使用。

（3）Excel格式：

生成一个excel文档，支持超级银行。

七、数据处理

（1）生成工资条

用于生成给每个员工发放的工资条；

（2）生成工资单

用于生成按每个员工显示的一张表格

（3）生成按部门打印的工资表

可以选择按部门进行分页，或者选择按部门汇总进行打印。

（4）导出当前工作表

将当前工作表导出为一个单独的文档，涉及自定义函数的会转换成值。

（5）导出全部工作表

会将当前文档全部工作表一并导出（VBA代码不导出），涉及自定义函数的会转换成值。

八、综合查询

点击综合查询按钮，和弹出下面的窗口：

本功能最大用途是查询每个员工全年工资奖金收入详细情况和汇总信息。

可以统一查询当前文档所以工资信息，并进行汇总，并可以按月份、部门、姓名 一个或多个条件进行小计。

考虑到全年一次性奖不并入年度汇总缴纳的工资奖金个税中，所以增加了“忽略全年一次性发放表”的选项。

提示：附加表数据不会体现在综合查询结果中。

九、排序

用于对当前工资表进行排序，可以指定两个排序关键字，便于快速调整员工先后顺序。

十、个税

本功能全年支持2019年新版个税，而且采用的是工作量最小，最便捷的模式！

第一步：用“导出数据用于税务系统计算工资薪金个税”功能，形成一个excel文档（这个文档也可以用于月底报税使用），

第二步：将这个文档导入“自然人税收管理系统”，系统可以自动采集子女教育等6项专项附加扣除等信息计算个税，并导出个税计算结果文档。

第三步：用“导入税务系统计算的个税数据”导入个税计算结果文档。

之所以没有采取直接在工资管理系统中自己计算个税，是因为员工都采用手机APP直接填写子女教育等6项专项附加扣除，只有直接在税务系统中直接计算个税最为准确，如果在工资管理系统中计算个税，还需要自行录入每个员工的专项附加扣除，反而画蛇添足，这样做的最大好处，就是这些专项附加扣除企业根本不需要维护（如果谁坚持在工作表里自己计算个税，可以考虑付费方法）。当然，工资管理系统提供了个税核对功能，方便你对税务系统导入的个税数据进行核对，在这个表里你可以看到是有按全年工资累计计算个税的过程的，详见后面介绍。

自然人税收管理系统相关提醒：

（1）如果当月工资已经发放，个税已经申报，请不要再次点击预填专项附加扣除按钮，因为这个期间，可能有员工通过手机APP,直接修改了税务系统中的专项附加扣除金额，会造成当月扣税金额错误。

如果某月（比如说1月）的工资，其代扣税款已经计算确定、税后工资也已发放，扣缴单位要注意，切勿回到1月份申报表的填报界面再次点击【预填专项附加扣除】菜单按钮，以免因为获取了新的专项附加扣除信息，导致申报表重新进行税款计算，从而与之前计算的扣缴税款不一致，影响2月份申报办税的准确性。

为防止误操作，建议扣缴单位使用扣缴端软件进行专项附加扣除可扣除额的计算后，将可扣除额的数据导出进行备份，若因后续误操作又重新生成了可扣除额，则可以通过重新导入前期的备份数据恢复到以前计算的扣除额状态。

（2）前一个月扣缴的个税还未申报，如何在扣自然人税收管理系统中，计算下一个月应扣缴的税款？

答：第一步，先计算前一个月应扣缴的税款，具体操作如下：

（1）完成各项信息的采集。在扣缴客户端采集本单位员工的基本信息、专项附加扣除信息，向税务机关提交，并获取到“提交成功”的反馈信息。

（2）填写该月应发放的工资数据。在扣缴客户端软件【综合所得申报】模块，选择【正常工资薪金所得】菜单并点击【填写】按钮后，可以直接手动添加工资数据，也可通过模板导入该月应发放的工资收入数据。

（3）计算专项附加扣除金额。填写完该月应发放的工资收入数据后，在填写工资收入的页面点击【预填专项附加扣除】按钮，系统自动计算专项附加扣除金额。

（4）计算该月应扣缴的税款。点击【综合所得申报】页面上方的【税款计算】按钮，系统自动计算该月累计应扣缴的税款金额，该月发放工资、扣缴税款的申报表填写完毕。

第二步，再计算下一个月应扣缴的税款，具体操作如下：

（5）在系统中选择正确的税款属期。在扣缴客户端软件的首页，将税款所属期正确选择至“下一个月”。比如，如果第一步计算的是2月份应扣缴的税款，此时需将税款所属期选择为3月份。

（6）确定累计应税所得的数据来源。在扣缴客户端软件系统设置界面，点击【申报管理】—【累计所得数据来源】，选择【本地文件获取】

（7）填写该月应发放的工资收入数据。在扣缴客户端软件【综合所得申报】模块，选择【正常工资薪金所得】菜单并点击【填写】按钮后，可以直接手动添加工资数据，也可通过模板导入该月应发放的工资收入数据。接着，点击【预填专项附加扣除】，计算该月专项附加扣除金额。

（8）计算该月应扣缴的税款。点击【综合所得申报】—【税款计算】，该月份税款就会自动计算出来。由于前一个月已经预缴了部分税款，所以【应补退税额】即是这个月实际发放工资时应代扣的税款，计算结果可以点击【导出】以Excel表格形式保存在本地使用（员工数量超过65536时，应使用csv格式保存）。

1、“导出数据用于税务系统计算工资薪金个税”功能，点击后会弹出以下窗口：

说明：

（1）本月税务允许扣除的住房公积金上限、本月税务允许扣除的企业年金上限和“将企业等额缴纳的公积金也纳入计税范围”选项，每个月可以不同，便于每月年4月、5月份按税务局公布的数据进行调整，在生成下月工资表时会自动继承上月设置。

（2）如果当前工资表所在月份发放了多次工资，即当月存在多个工资表，在导出时会把当月数据全部汇总到一起。不含当月全年一次性奖发放表上的数据，因为全年一次性奖在表格里有公式，会直接计算出结果。

（3）勾选了“将企业等额缴纳的公积金也纳入计税范围”，会将企业等额缴纳的住房公积金超上限部分计入当月应发工资中计税。

（4）这个功能生成的表格，除了用于在税务系统中计算个税，也可用于当月个税申报。

（5）由于税务系统中以身份证号为唯一标志（并不核对姓名是否一致），因此，在导出前要务必确保身份证号已经全部填写，且没有错误。

2、“导出全年一次性奖数据用于税务报税”功能

如果当前工资表是全年一次性奖发放表，用此功能，就可以直接把数据导出来，导入税务系统中申报全年一次性奖个税。

提示：由于税务系统中以身份证号为唯一标志（并不核对姓名是否一致），因此，在导出前要务必确保身份证号已经全部填写，且没有错误。

3、“修改个税数据编辑状态”功能

在当前工资表未处于强制保护的情况下，通过点击本按钮，可以切换个税列编辑状态，便于手工直接输入个税数据（通常不需要）

提示：“导入税务系统计算的个税数据”功能，并不需要先把当前工资表个税列切换到可编辑状态。

4、“导入税务系统计算的个税数据”功能：

前提：在税务系统完成当月个税数据计算后，在税务系统中生成一个导出文档。

这个功能就是把这个文档中的个税数据按身份证号作为对应标志导入到当前工资表中。

提示：如果这个月发放了多次工资（奖金），本次导入个税就会是税务系统中的金额减去当月其他工资表中已有的个税金额。举例来说：

税务系统中张三2月份个税为1000元，2月有三个工资表，工作表名称分别为：2月份，2月份（2）；2月份（3），其中，“2月份”这张表中张三的个税为100元；“2月份（2）”张表中张三的个税为300元；当前工作表为“2月份（3）”，那么实际导入的个税金额为=1000-100-200=700元。

5、“个税计算结果核对”功能，点击后会出现下面的窗口：

系统会将当前文档中截止所选月份的所有工资数据（不含全年一次性奖）汇总并导出到一个单独文档中，然后在导入税务系统导出的个税计算文档（会导入本年累计的子女教育等专项附加扣除数据和个税金额），然后会根据设置好的公式，计算出本年累计应交个税，当月应交个税，并与税务的个税金额进行比较，看看计算结果是否一致。

提示1：需提前准好自然人税务系统导出的工资薪金个税数据文档（不用打开该文档）

提示2：如果计算出当月个税为负数，而税务系统的当月个税为0，请不要慌张，说明是本月该员工需要退税，但税务系统不允许年度内退税（次年汇算清缴时才允许退税，所以税务数据不会出现负数）

如果需要核对年度汇算清缴数据，请将上面月份选为12月。

特别强调：从这个功能就可以看出，EXCEL格式工资管理系统是有按年计算个税功能的，为啥没有直接生成个税数据，还要从税务系统去导入个税数据，最根本原因是：这样可以实现子女教育等六项专项附加扣除企业免维护，最大程度减轻总体工作量。

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