Excel必备工具箱--按工作簿汇总功能,将多个文档相同工作表且相同位置的数据加到一起
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界面:
功能界面:
【为汇总单元格添加求和公式】选项:
由于excel公式长度有限制,只能在汇总文档不多的情况下勾选,主要应用场景:数据源不多,需要进行修改数据源的值却不改变结构的情况,这样就可以立即从汇总文档中看到最新结果而不需要重新进行汇总操作,会计师事务所必备功能。
勾选了本选项的效果:
又到了做预算的季节,今年我是第一次需要汇总下级单位的预算表格(excel文档),一套预算表有二三十张表,一个单位一个单位地累加,想想头都大,所以有必要熬夜专门开发该功能。
问1:A公司有4套预算表,分别是A公司本部、A1公司、A2公司、A3公司,如何进行汇总?
答:1、这四套表的格式必须一致!
2、要专门准备一个这四套表格式一致的文档用于存放汇总数据,假设称为“A公司汇总表”。(这五个文档必须存放在同一个文件夹下)
3、在“A公司汇总表”的每个工作表的每一个需汇总的区域设置一个统一的背景色:
这样就做完了准备工作。
4、打开“A公司汇总表”,并且使当前单元格是具有标志色的单元格。
5、执行“套表数据汇总功能”。
6、在出现的对话框中同时选定A公司本部、A1公司、A2公司、A3公司这四个文档。
哈哈,经过短暂的等待,系统就已经将A公司本部、A1公司、A2公司、A3公司这四个文档的数据汇总到“A公司汇总表”中去了。
问2:这个功能只能用于预算吗?
答:当然不是,只要几个文档的格式相同就可以使用。
问3:设置了背景色会不会影响打印效果,或造成碳粉的浪费?
答:当然不会,系统会自动设置为“不打印背景色”,绝不会浪费一滴墨粉。
问4:反复执行汇总功能,是否会造成数据翻倍?
答:不会,因为在每次汇总时系统首先清除汇总区域的数据,所有反复汇总不会造成数据出错。
问5:如果我担心A1公司人员擅自改变了预算表的格式,导致汇总数据异常,如何能快速检查?
答:系统提供了附加选项,可以在汇总时将将“A公司汇总表”中的标志色区域投影投影到A公司本部、A1公司、A2公司、A3公司这四个单位的预算表中。
问6:作为汇总标志的背景色可以随便设定吗?
答:可以,但不可以是白色,因为excel默认的背景色就是白色。
问7:作为汇总区域的单元格可以不连续吗?
答:可以,允许选择多重选区,想怎么选就怎么选。
动画演示:
示例数据:
将1月工资.xlsx,2月工资.xlsx 中工资表的 汇总到汇总表上:
要提前准备好相同格式的汇总文档,其中B3:B4作为汇总区域,设置的背景色为浅蓝色,当前单元格在B3单元格上,及浅蓝色作为汇总标志色,这样在使用本功能是就会对这个每个文档的“工资表”工作表的B3:B4区域。
汇报表表样式:
动画正式开场:
改进记录:
15.80版改进:在选择文件时,既可以选择多个文件,也可以选择文件夹,按文件夹进行操作
16.40版改进:如果用于存放汇总结果的区域被保护,会进行提示,解决了WPS下自带提示不明确的问题。
16.42版改进:如果汇总区域存在合并单元格的情况下,在EXCEL会提示“不能对合并单元格进行此操作“(WPS下没有问题),已经改进。
16.80版改进:增加了进度条,并增加了“为汇总单元格添加求和公式(只能在汇总文档不多的情况下勾选)”选项,主要应用场景:数据源不多,需要进行修改数据源的值却不改变结构的情况,这样就可以立即从汇总文档中看到最新结果而不需要重新进行汇总操作,会计师事务所必备功能。
19.0版更新:若汇总文档上某个工作表的标志色单元格超过1万个,会提示:XX工作表的标志色单元格超过1万个,是否放弃操作? 如果点否,会反复提示,已经改进。